La fatturazione elettronica passiva: un aspetto da non sottovalutare

Da gennaio 2019 scatta l’obbligo di emettere, e ricevere, le fatture in formato elettronico. Questo secondo aspetto impatterà notevolmente sugli operatori economici, forse anche di più nel caso della emissione.

Molti operatori già conoscono molto bene la fatturazione elettronica alla PA ed in ogni caso quasi tutti sanno di questa modalità di emissione e trasmissione delle fatture. 

A differenza della fattura elettronica alla PA, in quella tra privati (B2B e B2C) non saremo solo quelli che emettono ma anche quelli che dovranno ricevere le fatture elettroniche.

Cosa fare per ricevere le fatture elettroniche?

Per prima cosa bisogna sapere che le fatture elettroniche non ci verranno recapitate direttamente dal nostro fornitore, ma transiteranno e saranno recapitate dallo SdI (Sistema di Intercambio), che già svolge questa funzione per le fatture alla PA.

La trasmissione della fattura può avvenire, in primo luogo, attraverso canali telematici.

Questi canali devono essere preventivamente attivati ed abilitati attraverso una procedura di “accreditamento” sulla quale, però, adesso non ci soffermiamo. Basti sapere cha al termine della procedura viene rilasciato un codice di 7 cifre, unico per ogni partita IVA, e che dovrà essere comunicato ai fornitori ed indicato in un apposito campo della fattura elettronica. 

In alternativa possiamo utilizzare una casella PEC.

Anche in questo caso la comunicheremo ai nostri fornitori. In questo caso, verrà utilizzato l’indirizzo PEC, insieme al codice 0000000 (sette zeri).

Il vostro sistema di gestione delle fatture, o l’intermediario che avete scelto, è in grado, a questo punto, di ricevere e gestire le fatture passive. Il professionista che vi segue per gli adempimenti contabili e fiscali, abilitato ai servizi fiscali, può essere infatti delegato anche per questa funzione.

Come cogliere i vantaggi della fatturazione elettronica?

Il c.d. ciclo passivo sarà quello che impatterà di più sulla vita delle aziende e delle organizzazioni, ma sarà anche l’ambito dove possiamo trovare i maggiori recuperi di efficienza e dove andare a realizzare i maggiori recuperi dei costi.

Per cogliere questa opportunità si tratta di organizzare al meglio le fasi di ricezione, di contabilizzazione e di conservazione delle fatture; si tratterà quindi di implementare i sistemi informatici in uso e formare adeguatamente il personale per gestire adeguatamente il ciclo passivo.

Il formato XML della fattura elettronica è ciò che consente di automatizzare, o rendere semiautomatico, l’intero processo: le operazioni che prima venivano svolte manualmente ora saranno di molto velocizzate con anche una notevole riduzione dei margini di errore.