Come ottimizzare l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche, gestendo con processi automatici e sicuri flussi, processi ed attività.

La gestione della fatturazione elettronica pone molti dubbi, agli operatori economici, su come gestire correttamente, e nel miglior modo possibile, i flussi dei documenti sia riguardo all’invio che alla ricezione dei documenti.

In particolare, per chi sta cercando di capire quali sono i passi da compiere, riguardo alla questione se scegliere o meno un intermediario.

Le aziende e le organizzazioni possono decidere di utilizzare gli strumenti sul sito web dell’Agenzia delle Entrate ma dovranno farsi carico di procedure e registrazioni che richiedono la conoscenza dell’utilizzo dei sistemi di accreditamento dell’AdE e dei sistemi informatici e mettere in conto di dover fare tutto da soli.

Ma perché un operatore economico privato dovrebbe decidere di affidarsi a un intermediario per gestire il ciclo di fatturazione elettronica B2B anziché gestire in totale autonomia l’intero processo di fatturazione?

I motivi possono essere molteplici. Ora ne vedremo alcuni, per capire quali sono i principali vantaggi.

Velocità e risparmio di tempo

Il primo motivo è che la software house/intermediario garantisce alle aziende ed organizzazioni più piccole e soprattutto ai consulenti che dovranno o vorranno gestire il processo di fatturazione (sia ciclo attivo che passivo) per i loro clienti più piccoli o meno strutturati un notevole risparmio di tempo.

Il beneficio è più evidente per il ciclo passivo e per i professionisti: è possibile farsi recapitare tutte le fatture dei clienti in un unico ambiente, invece che recuperare tutte le fatture da innumerevoli e a volte inaccessibili PEC (scadute, password dimenticate, ecc.). Tuttavia il vantaggio è evidente, per gli stessi motivi, anche per le imprese che non dovranno occuparsi di gestire manualmente i flussi delle fatture.

Gli intermediari, quindi, sollevano i professionisti ed aziende dalle numerose attività operative e di gestione lasciando a loro carico solo alcuni adempimenti minimi, quali:

1. comunicare ai propri clienti il cd. codice destinatario dell’intermediario
2. chiedere ai clienti di comunicare, a loro volta, ai fornitori il suddetto codice destinatario (composto da 8 caratteri alfanumerici), oppure l’indirizzo PEC, affinché lo inseriscano nelle fatture elettroniche che emetteranno.

In questo modo il professionista riceverà le fatture elettroniche in formato XML ed avrà sotto controllo tutto il ciclo passivo dei clienti che gestisce.

Gestione integrata di tutte operazioni

Gli strumenti messi a disposizione dagli intermediari/software house, sono, per gli intermediari più affidabili, integrati alle funzioni di gestione connesse alle attività e gli adempimenti contabili ed amministrativi: i processi risulteranno in tal modo più veloci, perché automatici, e, per lo stesso motivo senza rischi di errori.

Inoltre garantiscono la visualizzazione e la stampa in PDF, ad esempio per facilitare il controllo delle scadenze; il visualizzatore messo a disposizione da un intermediario è di norma integrato negli strumenti messi a disposizione.

Le funzionalità integrabili sono le più varie, dalle notifica via mail al cliente, all’importazione massiva delle fatture nel software di contabilità del consulente, come ad esempio la ricerca di una fattura, pressochè istantanea.

Da non sottovalutare l'aspetto, fondamentale, dell'obbligo di conservare digitalmente a norma le fatture elettroniche. Non solo: si sottovaluta o si trascura che anche le PEC devono essere conservate digitalemente (leggi anche l'articolo su Informatore Informatico). Tutti i documenti digitali, infatti, devono essere conservati digitalmente.

Gli strumenti messi a disposizione dalle software house/intermediari integrano anche il servizio di conservazione digitale a norma. Vi ricordo che per conservare digitalmente bisogna essere Conservatori Accreditati.

Cosa puoi fare allora?

Per entrare nel merito della problematica o per conoscere quale tra le soluzioni sia più idonea alla tua azienda, vieni ad uno dei seminari formativi gratuiti dove forniremo risposte e indicazioni alle domande sui temi correlati alla norma ed informazioni di tipo tecnico-commerciale.

Per essere pronto quando scatterà l’obbligo, richiedi di essere contattato da un nostro consulente. Potrai conoscere le soluzioni che Buffetti, da sempre punto di riferimento in materia, da sempre al fianco di aziende e commercialisti, con il supporto competente che abbiamo sempre dedicato a tutti i nostri clienti.