Conservare Digitalmente le fatture elettroniche è un obbligo.

L’obbligo della fatturazione elettronica porta con sé, tra le prime e più importanti conseguenze, la necessità, o meglio l'obbligo, di effettuare la conservazione digitale delle fatture stesse.

Senza entrare nel dettaglio della norma che disciplina la Conservazione Digitale, vi basti sapere che chi definisce le modalità operative per realizzare le attività di conservazione e gestisce l’elenco dei conservatori accreditati è l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Tutte le fatture elettroniche dovranno quindi essere archiviate in un server con certificazione AGID che rilascerà la ricevuta (impronta univoca) di archiviazione.

L’impronta è ciò che garantisce l’autenticità di un documento

Il sistema di conservazione mira a garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (art.44), inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico. Il processo di Conservazione a norma è anche ciò che garantisce l'opponibilità verso terzi.  

Tale obbligo non si limita, ovviamente, alle sole fatture emesse, ma anche a tutte quelle ricevute. Direi, anzi, che si estende anche al veicolo utilizzato: la PEC! (sul perchè le PEC vanno conservate digitalmente vedi l'articolo su Informatore Informatico)

Potrebbe essere un grosso problema se non affrontato nella maniera giusta!

Le opzioni possono essere diverse: gestione manuale del flusso di fatture elettroniche, utilizzo del sistema gratuito messo a disposizione da Agenzia delle Entrate, utilizzo di un sistema software. Poiché uno dei principali vantaggi della fatturazione elettronica risiede proprio nella possibilità di automatizzare il processo, grazie al formato elaborabile XML, le fatture potranno essere caricate direttamente nei sistemi di imprese e intermediari utilizzando una soluzione software. Quindi affidarsi a dei professionisti è la parola d'ordine!

Se l’azienda non è dotata di un sistema informatico (software), dunque, potrà avvalersi delle nuove soluzioni realizzate dalle software house, che rendono disponibili sistemi semplificati di emissione e di ricezione delle fatture elettroniche, in grado anche di gestire la conservazione digitale.

Buffetti, ad esempio, con la sua rete di affiliati, è un interlocutore da sempre estremamente affidabile e competente in materia fiscale e tributaria ed ha sviluppato una soluzione anche per piccolissimi volumi di fatture.